Мастер создания отчетов с диаграммой

Позволяет выводить на печать диаграммы, внешний вид которых зависит от данных в таблице или запросе, являющихся источником данных для отчета

Дополнительно к перечисленным возможностям, все созданные формы вы можете редактировать с помощью вспомогательных диалоговых окон. При первом знакомстве с Access такой способ создания баз данных поможет больше, чем сотни страниц документации.

В процессе изучения Access необходимо как можно чаще обращаться к команде Параметры из меню Сервис. После выбора этого пункта на экран выводится диалоговое окно со множеством вкладок. В настоящий момент нас интересует вкладка с заголовком Общие (по-видимому, имеются в виду параметры), которая представлена на рис. 3.13. На этой странице в текстовое поле с заголовком Рабочий каталог внесите путь к той папке, в которой вы собираетесь хранить ваши файлы. Если при программном способе создания баз данных вам необходим каталог, отличный от текущего рабочего, то указывайте полный путь для создаваемого файла.

Параметры

Клавиагтура Режим таблицы Вид

Модуль Таблицы/запросы , Общие I

Другие Формы/отчеты Правка/поиск

р Границы печатного поля-Левое поле:

Правое поле: 2,43Эсм Верхнее поле: 2,4ЭЭсм Нижнее поле: 2,43Эсм

Рабочий каталог: I c:\Sport

Порядок сортировки базы данных: J Русский

Отмена

Применить

Рис. 3.13.

Первое, с чего начинается работа с базой данных - создание таблиц. После нажатия кнопки Создать вам будет предоставлена возможность выбора одного из пяти вариантов действий, которые приведут к появлению в вашей базе новой или присоединенной таблицы. Эти способы описаны в табл. 3.6.

Таблица 3.6. Способы создания таблиц в СУБД Access

Способ создания

Режим таблицы

Описание

Первоначально вам предоставляется таблица с тридцатью полями, куда необходимо ввести данные. После ее сохранения Access сам решает, какой тип данных присвоить каждому полю. Трудно представить человека, хоть раз в жизни создававшего таблицы и понимающего,,

Конструктор таблиц

Мастер таблиц

Импорт таблиц

Связь с таблицами

Сиэдонив таблиц

что такое типы данных, который пользуется данной возможностью. Как недостаток этого способа следует отметить невозможность создать таблицу с полями примечаний.

После выбора этой опции открывается Конструктор таблиц, в котором вам необходимо самостоятельно создавать поля, выбирать типы данных для полей, размеры полей и, если это необходимо, устанавливать свойства полей. Подробно работа с Конструктором таблиц описана в главе 6.

Из предопределенного набора таблиц вы можете создать таблицу по своему вкусу. Возможно, что некоторые таблицы целиком подойдут для вашего приложения, не стесняйтесь,, используйте их, все средства хороши для того, чтобы побыстрее завершить проект (рис. 3.14).

Позволяет импортировать данные из таблиц других приложений в базу данных. Новые таблицы теряют непосредственную связь с другими приложениями. В появившемся диалоговом окне вам необходимо выбрать тип файла и имя импортируемого файла. Тип ODBC позволяет импортировать данные практически любого формата, подробнее об ODBC см. в главе 8.

Очень похоже на предыдущий пункт, но при этом таблица остается в своем формате, то есть может использоваться несколькими приложениями.

Выберите обрвгии таБлиа дпя пр1Нмененыд лри ссэдании собственной тоБлицы

Вы&ерите обризеитоБлиим. q затем нужные образцы по?зей. Допускается выбор полей из нэскогьккк тв£лии. Добавьте поле, если его использование вызывает вопросы. Его нэсгожно будет удалить позцкее.

□арезии таблиц-

KOHieKTtJ

Кпиенты!

Сотрудники!

Toeeptii

Заквэь!

OEpaaLW попей:

Пола новой TaDnnutii

Деловое примаиенш Личкоеприманвние

Префикс Имя

Отчество

Суффикс Прозвище ТитуА

Имя0ргенИ5&иии АлАе>л--

Отмена

< -о г.? J I li-L-ncir ?

fj 1 n г 17,

Рис. 3.14.

При работе с такими объектами, как таблица, форма, запрос, отчет, вы легко можете переключаться между режимами Конструктора, Таблицы, Формы, SQL, Предварительного просмотра. Каждому объекту соответствует присущий ему режим. Для перехода из режима в режим используйте значок, который появляется на панели инструментов, соответствующей каждому объекту (рис. 3.15), если, конечно, вы не модифицировали панели по-своему. Можно также воспользоваться меню Вид, которое, как практически и все остальные меню, динамически изменяется в зависимости от активного в текущий момент объекта.

Панели 1лнс;трументов, служащие для обслуживанип и конструировании объектов еаода и аывцдз имеют paaipijiULi]qj4:i;i(:« слисйк для nc;jcxaa из режима в реши

Рис. 3.15.

Конструируя таблицу, вы можете легко переходить в режим таблицы и, при обнаружении каких-то недостатков, возвращаться назад для корректировки сделанного. При этом ничто не ограничивает вас по времени модернизации. Вы можете совершить ее и сегодня, и завтра, и даже через год. Не каждая система может предоставить возможность одним движением мыши перейти из Конструктора в режим Таблицы или Формы.

Запросы

Система построения запросов в Access не имеет себе равных среди СУБД массового использования. Нетрудно поверить, что какая-нибудь третья фирма построила очень дружественный по интерфейсу и необыкновенно удачный продукт, который легко позволяет строить запросы самому ленивому и мало-опытному пользователю. Но кто о ней знает? Количество пользователей этого гипотетически прекрасного продукта исчерпывается первыми тысячами, возможно, в США на порядок больше. Пользователей Access и приложений, построенных на его основе, - десятки миллионов. Практически все типы запросов, которые можно построить программно, в Access можно создать визуально. Исключение составляют сквозные запросы (SQL pass-through), запросы на изменение структуры данных (DDL) и запросы объединения.

В Access вам предоставляется возможность создавать самые разнообразные запросы выборки, причем подчеркиваем, что они модифицируют исходные данные. А ведь эта возможность реализована далеко не в каждом пакете. Можно сказать, что Access был одним из пионеров практического применения запросов, изменяющих данные в таблицах, на основе которых они построены. Именно здесь кроются резервы ускорения работы с данными. Это очень важно, так как у оппонентов Access любимая тема для разговоров - обсуждение резкого замедления скорости работы с данными у Access при увеличении размеров таблиц.

Мы уже не будем говорить про развитую систему фильтров. Microsoft слишком занят глобальными проблемами завоевания Internet, и ему некогда обращать внимание оппонентов (и просто заклятых врагов) на такую мелочь. О том, насколько ускоряется работа при наличие индексов, предоставляем вам сделать выводы самостоятельно сразу же после прочтения этой книги и проведения соответствующих экспериментов.

Также визуально вы можете построить запросы добавления, удаления, обновления, создания таблиц. Причем таблицу можно создать в другой базе данных. Обратим ваше внимание на перекрестный запрос. Пять-десять минут, которые вы потратите на его освоение, в дальнейшем сэкономят недели работы.

Сквозные запросы делают вас поистине всесильным разработчиком. Вы можете контролировать работу любого сервера баз данных, находясь в любимой среде Access. Правда, предварительно необходимо запросить у Администратора сети те же права, которые имеются у него.

Запросы изменения структуры данных, позволяющие вам создавать новые таблицы и индексы, а также изменять структуру существующих таблиц, авторы нашли очень полезными при работе с базами данных Access из других приложений, например из Visual FoxPro или Excel, используя сквозные запросы оттуда. Другая причина, которая может побудить вас использовать их, -нежелание разбираться с синтаксисом объектов DAO, так как они обладают такой же функциональностью.

Для построения запросов воспользуйтесь одним из уже известных вам способов создания новых объектов. В появившемся диалоге Новый запрос будет предложено выбрать из способов построения запросов. Правда, последние три Мастера строят запросы со специфическими характеристиками, необходимыми для особо сложных случаев, которые, возможно, не понадобятся в первый день знакомства с Access, но наверняка пригодятся в дальнейшем. Если вы мало знакомы с построением запросов, то вначале попробуйте использовать Мастер, который называется Простой запрос. Затем откройте этот же запрос в режиме Конструктора. Как мы уже говорили, вы легко можете переходить из одного режима в другой. Для запросов доступны три режима: Конструктор, показанный на рис. 3.16, SQL - на рис. 3.17 и Таблица - на рис. 3.18. Режим Конструктора и SQL взаимосвязаны, любые изменения в одном из режимов приводят к изменениям в другом. Опять же следует отметить, что не каждая среда создания баз данных может предоставить вам такую возможность. Обычно вам любезно предоставляют возможность посмотреть код полученного SQL-запроса в режиме только для чтения. Настоятельно советуем