First

Вольво Волга Мерседес Тойота

Second

56 34

Third

12.03.96 12.04.96 17.12.96 14.09.23

Теперь выделите область с данными и скопируйте ее в буфер. Если у вас еще не открыт Access, то откройте его. Для того, чтобы создать контейнер базы данных, выберите в меню Файл команду Создать. Либо воспользуйтесь значком с изображением белого листка бумаги, во всех приложениях Microsoft означающим "создать новый файл". В контейнере, который представляет собой графическое средство работы с базой данных, отображаются все объекты, которые в ней содержатся.

Объекты каждого типа располагаются на своих страницах. Нас интересуют таблицы, поэтому переходим на страницу Таблицы. Выполнив операцию Вставить, мы получаем новую таблицу. У нее есть один недостаток, на который в принципе не стоит обращать внимания, - текстовые поля всегда имеют длину в 255 символов.

Мы не призываем вас сразу же переводить таблицы из Excel в Access, это был просто маленький пример, показывающий интеграцию Access в Microsoft Office.

Первое, с чего рекомендуется начинать - создание таблицы. Очевидно и, можно сказать, банально. Следует отметить одно "но" - структура вашего приложения может быть достаточно сложной и не всегда вписываться в рамки простых стандартов. Приведем несколько примеров.

Вы используете данные с сервера, в таком случае, возможно, вам не придется создавать таблицы, а надо присоединять таблицы с сервера. Эта операция не намного сложнее, чем их создание.

Подобная же ситуация может сложиться, если на вашем предприятии применяют приложения, использующие другие процессоры данных. Вы можете совместно обрабатывать их, используя присоединенные таблицы. То есть вы работаете на Access, а все остальные, например, на FoxPro. При этом используете одни и те же таблицы в формате FoxPro 2.6.

Рассмотрим другой случай. Вы решили хранить таблицы в одной базе данных, а объекты их обработки и вывода - формы и отчеты - в другой. В таком случае вы либо используете присоединенные таблицы, либо программным способом создаете запросы к таблицам и используете их в своих формах.

Для начала рассмотрим обычный случай, который может охватить достаточно широкий круг задач. В Контейнере БД перейдите на вкладку Таблицы и нажмите на кнопку Создать. Перед вами появится диалоговое окно Новая таблица, показанное на рис. 6.9. В списке справа перечислены пять пунктов, которые предоставляют различные варианты создания таблицы.

] Inrtnn Т nE]J]MLJ.(

Конструктор МйстертоСлиц

t-i-inopT тсБпиц Ceq гь с та Ь П-. шйМц

Отмене

Рис. 6.9.

В первом случае на экран будет выведена готовая таблица для заполнения ее данными, как показано на рис. 6.10.

называются объектами, и дописать немножко кода для особо требовательных процессов.

Возможны контраргументы - "больно медленный продукт". Уверяем вас, не медленней, чем Delphi, когда тот работает с данными. Не делает EXE-файлы. Минус, но насколько важный? Время, когда надо было "работать с дисковода", уже прошло.

Мы не будем никого разубеждать и что-либо доказывать. Наша цель - показать, как строить базы данных в Access и как работать с ними.

Access - достаточно тесно интегрированный в Microsoft Office продукт. Попро-буйте провести следующую операцию. Откройте любую таблицу в Excel. Наберите какие-нибудь табличные данные. Например, как в следующей таблице:

Пйп*1

tmwa I nwJ L tisij*j IIZ5

Рис. 6.10.

Во втором случае на экране появляется Конструктор таблиц, окно которого показано на рис. 6.11. Вооруженные знаниями типов полей, которые мы получили в главе 3, можем перейти к конструированию. Для этого в первой колонке нам надо ввести название поля, а во второй, как следует из ее названия, выбрать тип из предлагаемого списка. В третьей колонке настоятельно рекомендуем как можно подробнее описать, с какой целью это поле появилось в таблице. Если таблиц много, то вы можете проявлять сколь угодно бурную фантазию при выборе названия поля и все равно однажды не сможете вспомнить, а для чего какое-то поле появилось. Обратим ваше внимание на полезную информацию, которая выводится в правом нижнем углу. Вы можете узнать, что бесполезно давать полю имя, число символов в котором более 64. А если нажмете на клавишу F1, то узнаете, что нельзя использовать точку, восклицательный знак и квадратные скобки. Пробелы могут быть внутри названия, но нельзя использовать их в начале имени.

ИИАПВЛЯ

KEVjCCQUm" KEY CUSTOMER

DATE V«4rE SEUED

СМатчик Числовой

Чисповсй

□бщиа I nonCTWO№& I Размер гнля алмннюе ивлс»

Форинт ПОЛЯ

Чиаюокятичи»гэмжс1 Аето Поапи»

Значение г» yM0ft4*Ht*> Условие не зивченив С(кОа1«внив о&ошибкв Обязательное попе Ик1иек1»1ронннва поле

da (Долусквйтся а9йпшени«)

Ими гопп мотет

й1гч#9П« СуЧвТОП

праЁйпов. ana [гпринипй именам ПйПЁЙ нлммита

Рис. 6.11.

Для каждого типа поля в левой нижней части экрана высвечивается свой набор свойств. Для текстового поля обязательно укажите длину. Размеры по умолчанию вновь создаваемых текстовых полей можно установить с помощью диалогового окна Параметры, вызов которого происходит посредством задания одноименной команды в меню Сервис. В этом диалоге выберите вкладку Таблицы/запросы, а в ней область с заголовком Размеры полей по умолчанию, как это продемонстрировано на рис. 6.12. Опыт подсказывает, что довольно часто найти оптимальную длину поля невозможно, поэтому какое бы значение по умолчанию вы ни установили, свойство "длина поля" редактировать придется часто. Главный принцип, которым вы должны руководствоваться, - самое длинное значение, которое вы введете в это поле, должно "чувствовать себя в нем комфортно" и не быть усеченным. Можете особо не жалеть места. Структура файла MDB такова, что лишнее пространство в поле, не занятое символами, не хранится.

Можете провести эксперимент. Увеличьте размеры текстовых полей, но не редактируйте записи. Потом проверьте размер. Он изменится. Но не навсегда - есть способ вернуть его к прежнему размеру. Необходимо использовать сжатие базы данных. Эта операция доступна с помощью меню Сервис, в котором есть команда Служебные программы, одна из которых и

Клавиагтура Вид

Режим таблицы Конструктор таблиц

Модуль Общие Таблицы/запросы

Другие Правка/поиск Формы/отчеты

Размеры полей по умолчанию Текстовое:

Числовое:

линное целое

Тип поля по умолчанию: I Текстовый

Автоиидекс при импорте/создании: шиФр;ключ;код;номер

Конструктор запросов

\ Вывод имен таблиц

П Вывод всех полей

7 Автомагическое объединение

- При запуске предоставляются права- Владельца (* Пользователя

□ К

Отмена

I IriiHivieh! II Ь

Рис. 6.12. Установка размеров поля в Access по умолчанию

Следующее свойство поля - Формат - служит для вывода значений поля в более удобном виде. Например, вам хочется выводить телефонные номера в общепринятом виде, то есть вот так: (812)259-4277, а хранить в таблице в виде того же набора цифр, но без скобок и дефисов. Тогда наберите в строке Формат следующее выражение:

(000)00-00000

Теперь данные будут выводится так, как мы привыкли видеть телефонные номера, хотя храниться будут совсем по-другому. Для данного поля лучше использовать текстовый тип данных. Поэкспериментируйте - поймете почему.

Когда мы начнем вводить данные или редактировать их, то снова увидим строку типа 8125250495. Эту проблему можно решить с помощью свойства Маска ввода. Наберите то же самое, что и для свойства Формат. Access сам отредактирует введенное вами значение, оно будет выглядеть так:

\(0\-000\)000\-00\-00

Если вы хотите подробнее ознакомиться с символами, которые используются при создании значений свойств Формат и Маска ввода, то приготовьтесь потратить время - их достаточно много. На первых порах советуем вам распечатать темы файла контекстной справки по этим свойствам.

Для некоторых типов полей вы можете воспользоваться встроенными значениями форматов. Особенно много их у поля типа "дата и время".

Следующее свойство - это Подпись поля, в английской версии Caption, то есть то, что мы привыкли называть заголовком. Подпись - это альтернатива названия поля. При этом

сможет сделать базу данных более компактной. Эту операцию надо проводить периодически, так как, даже если вы удалите таблицу размером в пять мегабайт, ваша база данных автоматически не уменьшится, пока вы не выполните сжатие. Меню Сервис динамически меняет свое содержимое и для того, чтобы увидеть в нем команду Служебные программы, необходимо закрыть базу данных.